在當(dāng)今競爭激烈的市場環(huán)境中，ISO體系認(rèn)證已成為眾多企業(yè)提升管理水平、增強(qiáng)市場競爭力的重要手段。

 

　　無論是ISO 9001質(zhì)量管理體系、ISO 14001環(huán)境管理體系，還是ISO 45001職業(yè)健康安全管理體系等，通過認(rèn)證審核不僅能規(guī)范企業(yè)內(nèi)部管理，還能贏得客戶和市場的信任。

 

　　然而，審核過程并非一帆風(fēng)順，企業(yè)在迎接審核時(shí)需要做好充分準(zhǔn)備，注意諸多細(xì)節(jié)，才能確保審核順利通過。

 

一、審核前的準(zhǔn)備工作

 

　�。ㄒ唬┪募�資料的整理

 

　　1、體系文件的完善

 

　　確保質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等體系文件是最新的版本，并且經(jīng)過正式發(fā)布和批準(zhǔn)。這些文件是企業(yè)實(shí)施ISO體系的綱領(lǐng)性文件，審核員會(huì)重點(diǎn)檢查其完整性、適用性和可操作性。

 

　　以ISO 9001質(zhì)量管理體系為例，質(zhì)量手冊(cè)應(yīng)明確質(zhì)量方針和目標(biāo)，詳細(xì)描述組織的質(zhì)量管理體系范圍，包括任何刪減的細(xì)節(jié)及其合理性。程序文件則要涵蓋如文件控制、記錄控制、內(nèi)部審核等關(guān)鍵過程，且每個(gè)程序文件的內(nèi)容要具體、明確，能夠指導(dǎo)實(shí)際工作。

 

　　對(duì)于ISO 14001環(huán)境管理體系，環(huán)境管理手冊(cè)要識(shí)別組織的環(huán)境因素，明確重要環(huán)境因素的控制措施，程序文件中要包含環(huán)境監(jiān)測、合規(guī)性評(píng)價(jià)等內(nèi)容。比如，一家化工企業(yè)，其重要環(huán)境因素可能包括廢水排放、廢氣排放等，程序文件中就要詳細(xì)規(guī)定如何監(jiān)測這些排放指標(biāo)，以及如何確保符合國家和地方的環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)。

 

　　2、記錄文件的歸檔

 

　　收集并整理好所有與體系運(yùn)行相關(guān)的記錄，如培訓(xùn)記錄、內(nèi)部審核記錄、管理評(píng)審記錄、糾正和預(yù)防措施記錄等。這些記錄是體系運(yùn)行的證據(jù)，審核員會(huì)通過查看記錄來驗(yàn)證體系是否真正有效運(yùn)行。

 

　　以ISO 45001職業(yè)健康安全管理體系為例，培訓(xùn)記錄要詳細(xì)記錄員工接受職業(yè)健康安全培訓(xùn)的時(shí)間、內(nèi)容、培訓(xùn)方式以及考核結(jié)果。內(nèi)部審核記錄要包括審核計(jì)劃、審核檢查表、不符合項(xiàng)報(bào)告以及糾正措施跟蹤等內(nèi)容。管理評(píng)審記錄則要體現(xiàn)最高管理層對(duì)職業(yè)健康安全管理體系的評(píng)審情況，包括評(píng)審輸入（如內(nèi)部審核結(jié)果、合規(guī)性評(píng)價(jià)結(jié)果等）和評(píng)審輸出（如改進(jìn)措施決策等）。

 

　　（二）人員培訓(xùn)與溝通

 

　　1、全員培訓(xùn)

 

　　對(duì)全體員工進(jìn)行ISO體系知識(shí)的培訓(xùn)，確保每個(gè)員工都了解體系的要求和自己在體系中的職責(zé)�？梢酝ㄟ^內(nèi)部培訓(xùn)課程、宣傳手冊(cè)、海報(bào)等多種形式進(jìn)行培訓(xùn)。

 

　　例如，在ISO 9001質(zhì)量管理體系中，生產(chǎn)車間的員工需要了解質(zhì)量控制的要求，知道如何按照作業(yè)指導(dǎo)書進(jìn)行操作，如何記錄生產(chǎn)過程中的質(zhì)量數(shù)據(jù)。對(duì)于后勤部門的員工，也要讓他們明白自己在支持質(zhì)量管理體系運(yùn)行中的作用，如采購部門要確保采購的原材料符合質(zhì)量要求，行政管理部門要為體系運(yùn)行提供必要的資源支持。

 

　　2、內(nèi)部溝通機(jī)制的建立

 

　　建立有效的內(nèi)部溝通渠道，確保各部門之間能夠及時(shí)溝通與體系相關(guān)的信息�？梢栽O(shè)立專門的溝通平臺(tái)，如企業(yè)內(nèi)部的即時(shí)通訊軟件群組，或者定期召開跨部門的溝通會(huì)議。

 

　　比如，在ISO 14001環(huán)境管理體系運(yùn)行過程中，生產(chǎn)部門發(fā)現(xiàn)新的環(huán)境因素（如新設(shè)備的引進(jìn)可能帶來新的廢氣排放），需要及時(shí)與環(huán)境管理部門溝通，以便對(duì)環(huán)境因素進(jìn)行重新識(shí)別和評(píng)價(jià)，更新環(huán)境管理措施。同時(shí)，環(huán)境管理部門在進(jìn)行環(huán)境監(jiān)測時(shí)發(fā)現(xiàn)的問題，也需要及時(shí)反饋給相關(guān)部門進(jìn)行整改。

 

　�。ㄈ�）迎審環(huán)境的布置

 

　　1、辦公場所的整潔

 

　　保持辦公場所的整潔有序，這不僅是企業(yè)良好形象的體現(xiàn)，也方便審核員查閱文件和資料。文件柜要分類清晰，標(biāo)簽明確，方便審核員快速找到需要的文件。

 

　　比如，在審核員查看質(zhì)量記錄時(shí)，如果文件柜雜亂無章，會(huì)讓審核員產(chǎn)生對(duì)企業(yè)管理不規(guī)范的印象，甚至可能因?yàn)檎也坏轿募�而影響審核進(jìn)度。

 

　　2、標(biāo)識(shí)的設(shè)置

 

　　在需要的地方設(shè)置清晰的標(biāo)識(shí)，如危險(xiǎn)區(qū)域標(biāo)識(shí)、環(huán)保設(shè)施標(biāo)識(shí)、質(zhì)量控制點(diǎn)標(biāo)識(shí)等。這些標(biāo)識(shí)有助于審核員快速了解企業(yè)的管理重點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)控制措施。

 

　　以ISO 45001職業(yè)健康安全管理體系為例，在有高空作業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的區(qū)域設(shè)置“注意高空墜物”的標(biāo)識(shí)，在有化學(xué)品存儲(chǔ)的區(qū)域設(shè)置“危險(xiǎn)化學(xué)品”標(biāo)識(shí)，并標(biāo)明化學(xué)品的名稱、危害特性等信息。這些標(biāo)識(shí)不僅符合職業(yè)健康安全管理體系的要求，也有助于保護(hù)員工和審核員的安全。

 

二、審核過程中的注意事項(xiàng)

 

　�。ㄒ唬┓e極配合審核員

 

　　1、提供真實(shí)信息

 

　　在審核過程中，要如實(shí)回答審核員的問題，提供真實(shí)的文件和記錄。不要試圖隱瞞問題或者提供虛假信息，一旦被發(fā)現(xiàn)，不僅會(huì)導(dǎo)致審核不通過，還可能影響企業(yè)的信譽(yù)。

 

　　比如，審核員詢問某項(xiàng)糾正措施的實(shí)施情況，企業(yè)人員應(yīng)該如實(shí)說明措施是否已經(jīng)執(zhí)行、執(zhí)行的效果如何，而不是夸大其詞或者編造執(zhí)行情況。

 

　　2、引導(dǎo)審核員參觀

 

　　如果審核員需要參觀企業(yè)的工作場所，要安排專人引導(dǎo)，并詳細(xì)介紹企業(yè)的生產(chǎn)流程、管理體系的運(yùn)行情況以及相關(guān)的控制措施。引導(dǎo)人員要熟悉企業(yè)的管理體系和業(yè)務(wù)流程，能夠準(zhǔn)確回答審核員的問題。

 

　　例如，在參觀生產(chǎn)車間時(shí)，引導(dǎo)人員可以向?qū)徍藛T介紹生產(chǎn)線上的質(zhì)量控制點(diǎn)，如何通過設(shè)備和人工檢測來保證產(chǎn)品質(zhì)量；介紹環(huán)保設(shè)施的運(yùn)行情況，如何處理廢水、廢氣等污染物，確保符合環(huán)保要求。

 

　�。ǘ�）保持冷靜與專業(yè)

 

　　1、應(yīng)對(duì)不符合項(xiàng)

 

　　如果審核員提出不符合項(xiàng)，不要慌張，要認(rèn)真聽取審核員的意見，仔細(xì)分析不符合的原因。對(duì)于能夠當(dāng)場糾正的問題，要立即采取措施進(jìn)行糾正；對(duì)于需要進(jìn)一步調(diào)查和改進(jìn)的問題，要制定詳細(xì)的糾正措施計(jì)劃，并承諾在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成整改。

 

　　比如，在ISO 9001質(zhì)量管理體系審核中，審核員發(fā)現(xiàn)某一批次產(chǎn)品的檢驗(yàn)記錄不完整，企業(yè)人員可以立即組織相關(guān)人員補(bǔ)充記錄，并分析記錄不完整的原因，如是員工疏忽還是檢驗(yàn)流程存在漏洞。如果是流程問題，要重新修訂檢驗(yàn)流程，加強(qiáng)員工培訓(xùn)，防止類似問題再次發(fā)生。

 

　　2、保持專業(yè)態(tài)度

 

　　在與審核員交流時(shí)，要保持專業(yè)、禮貌的態(tài)度。即使審核員提出尖銳的問題或者意見，也要冷靜對(duì)待，不要與審核員發(fā)生爭執(zhí)。要以積極的態(tài)度接受審核員的建議，將其視為企業(yè)改進(jìn)的機(jī)會(huì)。

 

　　例如，審核員指出企業(yè)的環(huán)境管理體系在環(huán)境因素識(shí)別方面存在遺漏，企業(yè)人員可以表示感謝，并承諾會(huì)重新進(jìn)行全面的環(huán)境因素識(shí)別，完善環(huán)境管理體系。

 

三、審核后的跟進(jìn)工作

 

　�。ㄒ唬┘m正措施的落實(shí)

 

　　1、及時(shí)整改不符合項(xiàng)

 

　　在審核結(jié)束后，企業(yè)要按照審核員提出的不符合項(xiàng)和建議，制定詳細(xì)的糾正措施計(jì)劃，并明確責(zé)任人和完成時(shí)間。要定期跟蹤糾正措施的執(zhí)行情況，確保所有不符合項(xiàng)都能按時(shí)整改到位。

 

　　比如，對(duì)于ISO 45001職業(yè)健康安全管理體系審核中發(fā)現(xiàn)的員工個(gè)人防護(hù)用品使用不規(guī)范的問題，企業(yè)可以制定糾正措施，包括對(duì)員工進(jìn)行重新培訓(xùn)、加強(qiáng)現(xiàn)場監(jiān)督等，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成整改，同時(shí)將整改結(jié)果反饋給審核機(jī)構(gòu)。

 

　　2、舉一反三，全面改進(jìn)

 

　　不要僅僅局限于審核員指出的問題，要對(duì)整個(gè)管理體系進(jìn)行全面檢查，查找類似問題并進(jìn)行改進(jìn)。通過審核發(fā)現(xiàn)問題，企業(yè)可以借此機(jī)會(huì)完善管理體系，提升管理水平。

 

　　例如，如果審核員發(fā)現(xiàn)某一部門的文件管理混亂，企業(yè)可以對(duì)所有部門的文件管理進(jìn)行檢查，統(tǒng)一文件管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范文件的編制、審批、發(fā)放、歸檔等流程，防止類似問題在其他部門出現(xiàn)。

 

　�。ǘ�）持續(xù)改進(jìn)體系

 

　　1、定期開展內(nèi)部審核和管理評(píng)審

 

　　審核通過并不意味著體系運(yùn)行的結(jié)束，企業(yè)要定期開展內(nèi)部審核和管理評(píng)審，持續(xù)監(jiān)控體系的運(yùn)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決新出現(xiàn)的問題。

 

　　內(nèi)部審核可以按照ISO標(biāo)準(zhǔn)的要求，每年至少進(jìn)行一次，也可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況增加頻次。管理評(píng)審則由最高管理層定期進(jìn)行，一般每年一次，重點(diǎn)評(píng)估體系的適宜性、充分性和有效性，確定改進(jìn)方向和措施。

 

　　例如，在ISO 9001質(zhì)量管理體系中，通過內(nèi)部審核可以發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)過程中的質(zhì)量控制漏洞，通過管理評(píng)審可以決定是否需要調(diào)整質(zhì)量目標(biāo)、增加質(zhì)量檢測設(shè)備等改進(jìn)措施。

 

　　2、關(guān)注標(biāo)準(zhǔn)更新和法規(guī)變化

 

　　ISO標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)法律法規(guī)會(huì)不斷更新，企業(yè)要及時(shí)關(guān)注這些變化，并對(duì)管理體系進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。要定期組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)最新的標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)，確保企業(yè)的管理體系始終符合要求。

 

　　隨著環(huán)保要求的不斷提高，ISO 14001環(huán)境管理體系標(biāo)準(zhǔn)也會(huì)相應(yīng)更新。

 

　　企業(yè)要及時(shí)了解新的標(biāo)準(zhǔn)要求，如對(duì)環(huán)境因素識(shí)別范圍的擴(kuò)大、對(duì)環(huán)境績效評(píng)價(jià)方法的改進(jìn)等，及時(shí)調(diào)整環(huán)境管理體系，確保符合新的標(biāo)準(zhǔn)。